进口货运代理事务，如同一场精心编排的交响乐，从船只尚未抵达港口的预备阶段，到船只到港后的紧张忙碌，再到最后的文件归档作业，每个环节都井然有序，不可或缺。
一、船只到港前的材料预备及电脑开始录入作业
1. 树立航次档案。在船只到港前，收到船公司或其代理的传真舱单/放货特别指示等材料，为船只建立相应的航次档案。
2. 审阅相关材料。仔细审阅传真舱单，根据海关要求核对每票货的中文货名、收货人、质量、件数等信息。
3. 预告船只动态。在船只到港前的不同时间点向收货人发送“船期预告”，并确认舱单内容，补充中文货名等信息。
4. 电脑预录入。根据客户的确认，在事务电脑系统上输入舱单的各项内容，确保信息的准确性。
5. 处理来往函电。对于船公司或其代理关于修正进口舱单的函电指示，在电脑系统上做出相应更改，并及时通知外勤事务员在口岸单位的舱单上进行修正。
6. 扣货处理。收到扣货通知后，在台账和提单上盖上“暂不放货”章并挂号时间，通知货主货物暂不能提取；接到放货通知后，在台账和提单上盖上“可以放货”章并挂号时间、签名，通知货主处理提货手续。
7. 进口舱单制造或搜集。对于散杂货船进口，根据委托方的要求制造进口舱单并要求其确认；对于班轮，收集符合要求的进口舱单；将制造或收集的进口舱单在船只到港前交给外勤人员签收；对预抵船只的航次、到港时间进行归档并做适当标识。
二、船只到港后的材料核对及提货单预备作业
1. 接纳进口舱单、提单等材料。船只到港后，从船务部外勤处接收进口舱单、提单等进口单证材料，并在单证交接本上签收；妥善保管随船文件并注明相关信息以便货主提货时交付。
2. 正本舱单的审阅。收到进口正本舱单后，仔细核对已录入电脑的舱单材料，如发现不符之处应以进口正本舱单为准进行修正并疑问时与船公司沟通解决不符之处。
3. 制造进口提货单。打印进口提货单和条形码并与舱单、随船提单核对；如发现问题及时与船公司或其代理联系；如船公司承认其提单内容有误应将其书面更改指示附在进口提单后面以便在签发提货单时通知货主。
4. 将已审阅无误的进口舱单传输到海关电脑系统并在海关电脑材料传送记录本上记录相关信息。
5. 打印进口挂号台账并按船公司分类归档以便客户处理进口提货手续。
三、通知收货人处理提货手续
二、催提通知再宣。当货物抵达港口后的五日内仍未见收货人前来办理提货手续，我们必须再次发出到货通知，并在进口单证台账上做好第二次催提的记录。我们将会视情况向船公司或其代理进行报告，催促发货人尽快催促收货人前来提货。
四、审单与签发提货单流程：
审单环节，可谓重重把关。当收货人拿出正本提单时，我们会进行细致的审查：
（1）我们要确认船公司是否对该票货物有扣货指示，如有，我们将及时联系收货人与船公司协助处理放货事宜。
（2）核对舱单中该票货物的相关信息是否一致。
（3）确认提单是否为船公司的正本海运提单。若船公司或其代理提供了提单复印传真件，我们会将其与收货人出示的正本提单进行比对，确保真实性。
（4）对于指示提单，我们会检查背书是否连续、完整。
（5）查看海运费等费用是否到付，若是，则根据船公司的指示收取相应费用。
（6）对于记名提单，需要收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，第一次提货时需留下身份证复印件。如果收货人公司的公章不便携带，则需提供授权委托书的背书，并使用授权的其他印章进行背书。
在背书无误后，我们将进行以下操作：
（1）回收正本提单，要求收货人在提单背面加盖公章或授权章（需有授权证明书在本公司备案）、签名、注明身份证号码及提货日期。
（2）一般情况下，回收三份正本中的一份即可，但在特殊情况下，需按船公司要求回收全套正本提单后方可签发提货单。
接下来是签发提货单的环节：
（1）确认提单及背书无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审核人将审阅提货单的相关内容，并在相应栏目内签字。
（2）指示提单的提货单上，必须标明实际收货人的全称。
（3）在提货单留底联上，要求实际收货人签字并盖章。
至于无单放货的情况，我们会在无单放货登记本上详细记录船名、航次、提单号、货名、货量和进口日期，这部分需要部门经理签字后方可放货给收货人。无单放货有两种情况：
（1）电报放货：若船公司或委托方有明确的书面指示已收回全套正本提单，并且得到船公司授权的相关人员签字和盖章，我们可以直接放货给收货人。
（2）保函放货：是否接受保函，原则上需由船公司确认。收到收货人的保函后，需经委托方签字确认，方可放货。保函放货必须填写无单放货审批表，得到部门经理或总经理的审批后，方可签发提货单交给指定收货人。最后在完成这一系列操作后，我们将进口事务的相关单证、电函等归档，完成航次档案的整理工作。