会议物流的详细流程如行云流水，大致分为以下三大环节：
一、选定物流服务商
依照国际惯例，大型展会的组委会都会指定经验丰富的物流服务商。这些物流服务商依据组委会提供的信息与参展商进行洽谈，商讨具体的物流服务需求。在这一环节，参展商拥有与会议主办方交流的权利，自主选择物流服务商。
展品的物流组织方式多种多样，包括参展商自行负责运送、参展商选择物流服务商进行运送、以及由展会主办方指定的物流服务商通过邮寄或快递等方式进行运送。其中，使用会议主办方指定的物流服务商往往能带来更好的效果。因为这些物流服务商通常具有丰富的会议物流经验、强大的综合实力和较高的知名度，能够全权代理国内外的展会物流服务。与他们合作，能确保服务质量和安全性，让参展商无后顾之忧。
二、精心规划物流服务方案
物流服务商在承接会议物流业务后，会根据参展商的需求制定详细的物流服务计划，包括展品的运输、储存、布展及回收等内容。对于国际性会议，还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段，物流服务商需要与参展商充分沟通，以确保服务计划符合参展商的需求。
海外参展商通常会选择一些全球性的运输公司进行代理。世界展览运送协会认为，展会物流代理工作主要包括六个方面：联络、展会前与客户沟通基本运输要求、处理相关文件及现场代理、规划最佳运输方式和路线、提供现场支持以及展后处理和回运等。
三、实施物流服务方案
根据会议主办方的安排，物流服务商将按照计划进行展品的提货、运输、储存等物流工作，并与会议主办方保持及时沟通。完成展品交付后，需要由参展商进行确认。展览结束后，立即启动下一轮物流或展品回程运输。优秀的物流服务商还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一系列增值服务。
对于参展商而言，在展品运输阶段，与物流代理商的紧密合作至关重要，并需要特别注意以下几个关键阶段：
1. 慎重选择物流商。在确认参展后，参展商需要尽快选择合适的展品物流服务提供商，并与其签订展品运输协议，明确双方的责任和义务。
2. 保持与物流商的密切联系。参展商应与物流商保持书面和传真的沟通方式，以便根据文件内容进行核对，确保展品在运输过程中不出问题。
3. 高效有序地布展。由于展会的周期相对较短，展品进馆的时间安排往往很紧张。参展商应遵循物流代理商的统一安排，争取布展时间，做到协调、安全、快速、有序。
4. 妥善处置展品。展会结束后，参展商应提前与委托的物流代理商沟通，商量好撤展和展品回运的事宜，确保展品能够顺利回运。
整个会议物流流程需要各参与方的紧密合作和高效沟通，以确保展品的顺利运送和展览的顺利进行。