物品验收与入库管理
一、验收环节
1. 仓管员对采购员带回的每一件物品，无论大小、多少，都进行严格的验收。
当发票与实物的名称、规格、型号、数量等存在不符时，坚决不予以验收。
若发票上的数量与实物数量有差异，但名称、规格、型号一致，则根据实际验收情况处理。
对于食品原材料、油料，只有新鲜、味道纯正才予以接收。
对于已经损坏的物品，坚决不予验收。
2. 验收后，仓管员需根据发票内容详细填写验收单，一式四份，分别用于自存、仓库记账、采购员报销及材料会计。
二、入库存放
1. 验收后的物资，除直拨的外，都必须进入仓库妥善保管。
2. 进仓的物品都需按照固定的位置进行堆放，确保整齐有序。
3. 物品堆放需有条理，注意美观，易损坏的物品需放置在层架上。
4. 为每类物品建立登记卡片，按照进出数量进行实时更新，卡片固定在物品前方。
三、保管与抽查
1. 对库存物品要定期进行检查，采取必要的措施防止虫蛀、鼠咬及霉烂变质，努力降低物资的损耗率。
2. 材料会计或管理人员也要定期抽查仓库物资，确保账卡相符、财物相符、账账相符。
四、领发物资
1. 领用物品计划：
领用物品需提前做计划，报库存部门准备。
仓管员需将报来的计划编排好，准备好物品。
2. 发货与领货：
领货一般需专人负贵。
领料员需填好领料单（包括日期、名称、规格、型号、数量等），并签名，仓管员凭单发货。
发货时，仓管员需留意先进先发的原则。
3. 货物计价：
货物一般按进价发出；若有多种进价，则按平均价发出。
调出酒店外的物资，按原进价或平均价加手续费和管理费进行调出。
五、盘点与记账
1. 仓库物资需每月进行中小盘点，月底进行大盘点，半年和年终彻底盘点。
2. 将盘点结果列明细表报财务部审核。
3. 盘点期间停止发货。
4. 设立账簿，确保整齐、全面、一目了然。
5. 财簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户。
6. 记账时需先审核发票和验收单，无误后再入账。
7. 审核验收单、领料单需手续完善后才能入账。
8. 发出的物资采用加权平均法计价。月终出现的发货计价差额需列明清单，由记账员、部门、财务部门各持一份。其他相关操作细节如直拨物资的收发、进口物资的处理等也需详细入账。月底按时将材料会计报表及相关单据报送财务部材料会计。与仓管员核对实物账，并确保与财务部材料会计的账目相符。建立档案制度包括验收单、领料单和实物账簿等文件的妥善保管。材料会计的档案则包括验收单、领料单等材料明细账和材料会计报表等文件。