从宝供储运的成长看信息系统战略规划的重要性
宝供储运，这家广州的物流公司，其前身是一个铁路货物转运站。在刘武的灵活经营下，因其能完成大多数承包的货运任务、运输质量高、仓库整洁，尤其是其24小时不间断的货运仓储服务，赢得了广大客户的青睐。特别是在与当时的国有物流公司相比，其鲜明的对比更是让客户频频点头。这种优质的服务吸引了许多客户的关注，其中也包括宝洁公司。
随着宝洁公司成为刘武的客户，这家铁路货物转运站的业务环境发生了翻天覆地的变化，直接催生了广州宝供储运有限公司（简称“宝供”）的成立。这些变化主要表现在以下几个方面：
业务总量的增加。宝洁的第一笔业务虽然让宝供付出了极大的努力，但也为其带来了可观的收益。随着业务量的增加，如何保持服务质量的同时提高运行效率成为了宝供面临的一大挑战。运营部门每天需要处理大量的信息，如货物的发运情况、到货时间、破损率等，仅凭人工很难完成这些繁琐的工作。这时，宝供开始意识到信息系统的重要性。
分公司的设立。由于业务的快速发展，宝供在全国范围内设立了分公司，为客户提供更为便捷的服务。分公司建立后，通讯问题成为了新的挑战。如何保证业务正常开展的同时降低通讯成本成为了迫切需要解决的问题。这也使得宝供开始考虑建设更为高效的信息化系统。
客户的业务流程兼顾。宝洁作为宝供的重要客户，对其提出了许多新的要求。除了基本的物流服务外，宝洁还非常关注物流各环节产生的信息。为了满足客户的需求，宝供需要不断地调整和优化业务流程。随着业务量的增加，原有的人工跟踪方式已经无法满足需求，信息化系统的建设势在必行。
面对这些挑战和问题，宝供开始认识到信息系统战略规划的重要性。通过建设高效、稳定的信息化系统，宝供可以更好地满足客户的需求，提高运行效率，降低运营成本。信息化系统还可以帮助宝供实现与客户的无缝对接，提高客户满意度和忠诚度。信息系统战略规划在宝供的成长过程中起到了至关重要的作用。在宝洁与宝供合作的一年里，宝供的表现一度让宝洁感到满意。但随着业务量的增长，宝供的服务响应速度逐渐下滑，出现了到货时间不准确、破损率上升和货运信息反馈不及时等问题，这些问题对公司的正常运营产生了影响，最终导致宝洁决定终止与宝供的铁路运输总代理合同。这些挑战显然指向了宝供业务流程和信息传递的瓶颈。
面对这些挑战，我们需要从信息系统的角度深入剖析宝供的问题根源。其核心问题在于信息管理，即在业务量迅速增长的情况下，手工处理事务的方式已经无法满足需求。庞大的数据量使得信息的收集和整理变得困难，如发运时间、车次、预计和实际的到达时间、破损率、入库时间等信息难以准确及时地收集。尽管宝供设立了多个分公司以维持业务流程的一致性，但这种模式增加了信息管理的复杂性，总公司与分公司之间的通讯问题也随之而来。与此现代客户如宝洁的需求也在不断提高，不仅要求提供优质的储运服务，还要求提供准确及时的货运信息。宝供面临的信息瓶颈不仅体现在管理水平和信息系统的现状无法实时监控各个环节，还表现在不能满足客户的需求。
正当宝供面临无法实时监控储运环节和激烈的竞争压力时，Internet网的应用为宝供提供了新的机遇。唐友三作为公司信息系统及Internet应用专家，在此起到了关键的推动作用。在深入分析宝供的内部业务、外部业务环境、内部信息系统以及外部信息系统环境后，我们不难发现宝供的信息系统与业务之间存在一个关键的矩阵关系。
虽然宝供的信息系统战略规划并非一帆风顺，但公司的领导者已经意识到通过Internet网可以解决信息瓶颈问题。为了长远发展，宝供必须建立一个与业务目标相统一的高水平信息系统。考虑到公司的实际情况，硬件投入有限，但通过优化选择和利用现有资源，公司决定建立一个基于Internet网的高起点信息系统。
在实际操作中，宝供的业务流程相当复杂，涉及接单、发运、到站、签发等多个环节。基于这一流程，宝供建立了以Internet网络为构架的信息系统，将运输系统分解为多个模块进行操作。整个系统集中存储数据，各个分公司对数据的保有权有时效限制，所有数据的维护由公司的信息中心负责。
要全面评价宝供信息系统战略规划的作用与影响，我们需要进行更深入的成本与收益分析。但从目前的情况来看，宝供通过优化信息系统，实现了业务流程的信息化和标准化，大大提高了信息的准确性和时效性，从而更好地满足了客户的需求。这一变革无疑为宝供的长远发展奠定了坚实的基础。在成本控制方面，宝供信息系统在早期展现出其成本优势，如硬件采购和软件开发成本相对较低。随着公司规模的扩大和系统的升级，投入逐渐超过了两百万元的初始预算。尽管在总部，每台计算机和经理的笔记本电脑构成了相当大的支出，但这也是公司发展良性循环的必然结果。从财务角度看，宝供储运的信息系统从基础的Internet架构到高级报表生成系统的开发，经历了两个重要阶段。无论是实现事务处理的自动化，还是为管理层提供决策支持，这些投入都是值得的。这种判断得到了总经理对唐友三的信任的有力支持。
在收益层面，宝供的信息系统战略规划为公司带来了众多有形和无形的收益。有形收益体现在成本节约上，如使用Internet/Intranet平台的信息系统替代了传统的电话和传真方式，显著降低了通信费用。虽然初期投入（包括服务器、个人电脑、网络布线等）可能较高，但运行后的规模效应使得这种投资具有显著的优势。宝供的业务范围从四个分公司扩展到三十一个城市的网络，客户群也从单一的宝洁扩展到45个不同的客户。在传统模式下，业务增长意味着需要增加人员来处理大量的管理事务。借助先进的信息系统，宝供总公司业务部仅需少量人员就能全面监控整个业务，这简直是不可思议的。刘武曾表示：“没有这套信息系统，宝供不可能做得如此大规模。我们现在管理全国多个运营点，如果没有这套系统，很难判断各点的情况并及时采取补救措施。”
除了成本节约，信息系统的有形收益还表现在业务绩效的提升上。例如，货物从广州到北京的时间由原来的15天缩短到10天，运输可靠性和效率显著提高。在无形收益方面，新信息系统的实施虽然最初遭遇了一些阻力，特别是来自一些对计算机和互联网缺乏理解的老员工，但通过总经理的讲解和计算机知识培训，公司的整体素质得到了提升。这无形之中增强了公司的综合实力。
宝供信息系统战略规划的益处可归纳为五点：有效组织跨地区业务、充分利用资源、提升客户服务水平、加速资金周转以及节约通信费用。其中，客户服务是这些益处的核心。从物流公司的角度看，信息系统的重要性甚至超过车队和仓库。许多国内外物流公司的事例证明，一个优秀的信息系统可以为公司提供长期的、具有战略意义的竞争优势。宝供通过其信息系统战略的成功实施，展示了信息技术在物流行业中的核心作用。