从宝供储运的成长看信息体系战略规划的重要性
作者：施国良
宝供储运，广州的一家物流公司，其前身仅是广州的一个铁路货品转运站。在1992年，刘武接手这个转运站时，它的规模还很小。由于刘武经营灵活，他承揽的货运任务大多能准时完成，运输质量上乘，仓库整洁有序，且是当时广州唯一一家提供24小时货运仓储服务的企业。相比之下，当时的国有物流企业，仓储和运输分割，服务质量差，仓库脏乱差，这种鲜明的对比，使得刘武的货品转运站越来越赢得客户的好评。就连进入中国市场的宝洁公司也将业务交给这家小小的铁路货品转运站处理。
自从宝洁成为刘武的客户以来，这个铁路货品转运站的业务环境发生了翻天覆地的变化，并直接促成了1994年广州宝供储运有限公司（简称“宝供”）的成立。这些变化主要体现在以下几个方面：
（一）业务总量的增长
宝洁交给宝供的第一笔业务是将4个集装箱发运到上海。为了做好这笔业务，刘武精心运作。他将集装箱送上火车后，又立刻乘飞机赶赴上海，一方面“督战”，另一方面查询各个环节，获取第一手资料，以确保后续的发货能更少出现问题，满足客户需求。宝洁对第一批业务感到非常满意，从此开始陆续增加对宝供的业务量，甚至一度将所有铁路货运业务全部交给宝供储运。
尽管第一笔业务效果很好，但由于成本高昂，宝供并没有赚到多少钱。如果每笔业务都这样做，虽然客户会喜欢，但从经济效益的角度看是不现实的。实际上，从1994年到1995年，宝供在全国已有将近30万平方米的仓库，每天的发运量非常大。运营部门的人员需要花费大量精力了解货物是否按照客户的要求在指定时间内发运出去，货物到达目的地的时间、破损率是否在控制范围内，货物是否及时送到仓库并签收等。面对迅速增长的业务量，如何提高运作效率成为了摆在宝供面前亟待解决的问题。
（二）分公司的设立
分公司的设立也是1994年因为业务快速发展而进行的，与宝洁的业务直接相关。当时的铁路运输虽然价格便宜，但存在不少缺陷，如环节多、时间不确定，再加上装卸过程中的粗暴作业，破损率相对较高。宝洁表示，传统的储运公司让客户觉得很麻烦，货物到达后，还需要委托另一个供应商提货，或者派自己的人去提货，一旦出现缺失、破损或提货不及时等问题，往往会造成相互推诿的现象。面对这种情况，宝供迅速在成都、北京、上海、广州设立了4个分公司，这4个分公司都按照相同的管理模式、操作规范进行运作。由宝供承运的货物到达目的地后，仍然由受过专门培训的宝供人员负责接货、卸货、运货，为宝洁公司提供“一条龙”服务。
（三）客户业务流程的统筹
宝洁成为宝供的客户后，对宝供提出了许多新的要求。除了要求宝供在业务上满足他们的需求外，还对物流各个环节产生的信息非常重视。例如货物的发运时间、使用的车次、预计到货时间、货物状况、是否有破损、是否已经签收等。
面对宝洁这些要求，宝供努力按照宝洁的需求来规划业务流程和发展方向。但宝供原有的业务流程是建立在业务量较低的基础之上的，业务量激增后，立即面临许多问题。对于宝洁所要求的发运时间、车次、到货时间、破损状况、签收与否等情况，如果只有一笔业务，刘武可以自己跟踪处理；但如果同时有几百笔业务在进行，每一笔业务都这样跟踪显然是不现实的。为了解决这个问题并满足客户的日益增长的需求和期望继续提高服务质量以支持未来增长并增强竞争力了解整个供应链的情况并确保高效的物流和信息流就成了一个非常迫切的需求在这种背景下建立高效的信息体系就显得尤为重要和迫切了。宝洁与宝供合作之初，对其服务颇为满意。但随着事务量的增长，宝供的反应速度明显变慢，到货时间不准确、破损率上升、货运信息反馈不及时等问题逐渐显现，严重影响了宝洁及宝供自身的业务发展。宝洁决定终止与宝供的铁路运送总代理合同。这些问题实质上反映了宝供在信息处理上的瓶颈。
在业务量小的时候，手工操作可以应对，但业务量增大后，流程变得复杂繁重，手工操作难以精确搜集运输信息。尽管宝供设立了多个分公司以统一运作流程，但信息管理的复杂性增加了，总公司与分公司之间的通讯问题愈发突出。现代客户如宝洁，不仅要求提供安全、准确、及时、可靠的储运服务，更要求提供实时精确的货运信息。宝供面临的“信息瓶颈”体现在其信息管理水平以及现有的信息系统无法实时监控各个环节，不能满足客户的需求。
面对这一困境，宝供开始寻求解决方案。在互联网技术快速发展的背景下，宝供开始尝试利用互联网解决信息瓶颈问题。宝供的企业战略与信息体系专家共同商讨，意识到必须建立一个新的企业信息系统，基于互联网架构，以适应企业的长远发展。虽然宝供已经拥有了一些PC机并组建了一个基于DOS网络的网络，但为了满足日益增长的业务需求和客户需求，必须进行一次重大的信息体系改革。
宝供的信息体系战略规划并非一帆风顺。企业的领导者已经意识到，通过网站发布货运信息是解决信息瓶颈的一种途径。没有网络，宝供的业务很难再向前发展。当时宝供的状况是资金有限，但唐友三与刘武达成共识，为了企业的长远发展，信息体系规划必须与企业目标相一致，必须跟上世界潮流。
在硬件上，宝供力求节俭，但软件投入毫不吝啬。经过调查访谈，整理出宝供的基本业务流程，并据此建立了一个新的信息系统。这个系统包括接单、发运、到站、签发等环节，由多个模块组成。所有分公司对数据的持有权都有时效限制，最终数据的维护由公司的信息中心负责。
宝供通过树立以Internet网络构架的信息系统，对本钱与收益进行了优化。这个系统的建立不仅提高了业务流程的效率和准确性，还满足了客户的实时需求，为宝供的长期发展奠定了坚实的基础。通过对成本与收益的简要分析，我们可以得出这样的结论：宝供信息体系战略规划的实施对其业务发展和竞争力提升产生了积极而深远的影响。关于宝供信息体系的影响与收益
在成本方面，宝供信息体系的前期规划与开发的投入虽较为经济，如硬件成本节省、软件报价低，但后续的投入逐渐增大，目前已超过200万元。尽管如此，从企业财务的角度来看，这正是良性循环的必然结果。宝供储运的信息体系从基础的Internet架构到报表生成体系的开发，历经两个阶段，无论是实现事务处理的计算机化还是服务于管理决策，本钱的投入都是值得的。这一点得到了总司理的高度信赖与支持。
在收益方面，宝供信息体系战略规划给企业带来了诸多有形和无形的收益。信息体系的使用降低了传统电话、传真方式的费用，尽管首期投入可能较大，但其在运转时展现的规划效应具有显著优势。宝供的客户群体和业务范围也得到了显著扩展。借助先进的信息体系，宝供总公司事务部仅需少量人员就能全面监控全国各分公司的运营情况。这不仅降低了管理成本，还提高了工作效率。用刘武的话说：“没有这个信息体系，宝供根本做不大。”信息体系在企业的日常运营和管理中起到了至关重要的作用。
有形收益不仅体现在成本的节省上，还直接体现在业务目标的实现上。例如，运输时间从广州到北京由原来的15天缩短到10天，运输可靠性也得到了显著提高。宝供的信息体系战略规划还带来了许多无形收益。刚开始实施时，由于部分老资格管理人员对计算机和互联网的不了解，产生了抵触情绪。但通过培训和解释，提高了全体职工的技能和素质，进而提升了企业的整体竞争力。
宝供信息体系战略规划带来了以下五个方面的收益：有效管理跨地区业务、充分利用资源、提高客户服务水平、加速资金周转以及节省通讯费用。其中，搞好客户服务是物流企业最为基础的任务。建立和开发以客户服务为主旨的信息体系可以为企业长期提供具有战略意义的竞争优势。宝供的案例充分证明了这一点，那些虽拥有车队和库房但缺乏完善信息体系的国内运输公司和储运公司，往往因此失去与客户合作的机会，只能沦为其他有信息系统但缺乏实际运输和仓储能力的物流公司的工具。